Muchas reuniones no deberían existir, y muchas de las que existen podrían durar la mitad. Esta infografía de Shine Coaching da 14 consejos para convertir reuniones malas en espacios productivos.
Infografía: Shine Coaching (2016).
Antes de la reunión
- ¿Es necesaria? Muchos temas se resuelven mejor con pocas personas o con una conversación cara a cara.
- Sin propósito claro no hay reunión. Si no puedes formular su propósito de forma concisa, no la convoques.
- Ningún asistente innecesario. El invitado «por si acaso» perderá su tiempo y restará eficiencia.
- Sin agenda no hay reunión. Con la meta, el resultado deseado y los asistentes en mente, arma una agenda clara e inclúyela en la invitación.
- Elige la duración justa. Lo más corta posible: el tiempo ajustado obliga a enfocarse.
- Sin preparación no hay reunión. Si llegas sin preparar, pierdes tu tiempo y el de los demás.
Durante la reunión
Los equipos que se reúnen seguido deberían tener acuerdos visibles sobre cómo se llevan las reuniones. Por ejemplo:
- Empieza a tiempo y termina antes.
- Sin dispositivos. Pon el celular en modo avión.
- Sin ego. El ego de cualquiera puede echar a perder una reunión.
- Escucha activa, sin interrumpir. Si te descubres pensando en otra cosa, regresa tu atención a quien habla.
- Respeta la agenda. Los temas que surjan van a una lista de pendientes («parking»).
- Resume decisiones y acciones. Cada acción con fecha de entrega y responsable.
Para acabar
- Envía la minuta enseguida. No tiene que quedar bonita, tiene que servir.
- Da seguimiento. Una reunión vale por el avance que genera.
En la era de las videollamadas
Los mismos consejos aplican a Zoom, Meet o Teams, con dos extras: activa la cámara cuando la conversación lo requiera y considera si un mensaje o un documento compartido puede sustituir la reunión. Lee cómo mejorar tus reuniones uno a uno y 101 consejos de productividad.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer una reunión eficaz?
Con un propósito claro, solo los asistentes necesarios, una agenda, la duración justa y una minuta con responsables y fechas.
¿Cuánto debe durar una reunión?
Lo menos posible para lograr su propósito; un tiempo ajustado ayuda a enfocarse.
¿Qué hacer después de una reunión?
Enviar enseguida la minuta con decisiones, acciones, responsables y fechas, y darle seguimiento.
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Fernando Arturo Martinez Aguilar escribe en INBOUND sobre inbound marketing, ventas, negocios, emprendimiento y liderazgo.
